Gouvernance de copropriété : les 5 signaux d'alarme à ne pas ignorer

Une copropriété mal gouvernée ne s'effondre pas du jour au lendemain. Elle se dégrade lentement, jusqu'à ce qu'un litige, une assemblée houleuse ou un rapport de vente difficile expose les problèmes au grand jour. Pour un administrateur bénévole, prendre du recul sur ses propres pratiques est un exercice difficile; pourtant indispensable.

La gouvernance de copropriété au Québec exige une rigueur constante et une conformité stricte au Code civil du Québec ainsi qu'aux réformes récentes, notamment la Loi 16. Gérer un immeuble comme une association de quartier informelle n'est plus viable en 2026. Voici cinq signaux qui indiquent que votre syndicat a besoin d'une remise à niveau.

La mémoire d'un syndicat ne réside pas dans la tête de ses administrateurs, mais dans ses registres officiels. L'absence de procès-verbaux rigoureux est souvent le premier symptôme d'une gouvernance défaillante. L'article 1070 du Code civil du Québec est pourtant clair : le syndicat doit conserver les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et des réunions du conseil d'administration.

Les conséquences sont concrètes. Sans PV, une décision prise l'année dernière n'a aucune valeur juridique en cas de contestation. Quand un copropriétaire cherche à vendre, le notaire ou le courtier de l'acheteur exigera les procès-verbaux des dernières années : des documents manquants ou rédigés à la va-vite font fuir les acheteurs et ralentissent les transactions. Et si un copropriétaire mécontent conteste une décision du CA, comme une augmentation des frais de condo, l'absence de résolution adoptée en bonne et due forme suffit souvent à l'invalider.

Le fonds de prévoyance est le filet de sécurité financier de votre immeuble. Si les cotisations n'ont pas augmenté depuis des années; sous prétexte de maintenir des frais artificiellement bas; vous êtes face à une bombe à retardement.

Depuis les réformes récentes, s'appuyer sur des estimations subjectives n'est plus permis. La Loi 16 impose la réalisation d'une étude du fonds de prévoyance par un professionnel, avec des cotisations ajustées en conséquence. Un fonds stagnant signifie qu'au prochain bris majeur, qu'il s'agisse de la toiture, de la maçonnerie ou des fenêtres, le syndicat devra imposer une cotisation spéciale pouvant atteindre plusieurs milliers de dollars par unité. C'est la cause numéro un des litiges entre copropriétaires.

L'impact va au-delà des finances immédiates. Les institutions financières et les courtiers immobiliers scrutent ce fonds lors des transactions. Un syndicat sous-capitalisé fait chuter la valeur de revente de toutes les unités de l'immeuble, pas seulement celle de l'unité vendue.

Ce phénomène est très courant dans les petites et moyennes copropriétés : les administrateurs discutent d'un problème dans le couloir, s'entendent par message texte, puis engagent des dépenses sans tenir de réunion officielle. C'est une pratique risquée à plusieurs égards.

D'abord, un administrateur seul n'a aucun pouvoir décisionnel. Les décisions doivent être prises par le conseil d'administration en tant qu'entité, à la majorité des voix, lors d'une réunion dûment convoquée. Ensuite, les copropriétaires ont le droit de consulter les résolutions du CA. Quand les décisions se prennent de manière informelle, la confiance s'érode et la suspicion d'une gestion arbitraire s'installe. Enfin, si un administrateur signe un contrat sur la base d'un accord informel et que le projet tourne mal, son assurance responsabilité (D&O) pourrait refuser de le couvrir pour un acte non consigné, l'exposant à une responsabilité personnelle.

Bruits excessifs, non-respect des règles sur les animaux, modifications architecturales non autorisées : la vie en copropriété génère des frictions. Le vrai problème survient lorsque le CA adopte une attitude de laisser-faire.

Ignorer une plainte ne la fait pas disparaître : un petit différend non réglé peut dégénérer en harcèlement ou en poursuite civile. Le CA a l'obligation légale de faire respecter la déclaration de copropriété. S'il tolère des infractions, il manque à son devoir de conservation et d'administration.

Gérer un conflit, c'est bien plus que d'en parler verbalement à l'infracteur. Il faut documenter la plainte, envoyer des avis de défaut formels par écrit, et appliquer les pénalités prévues si la situation persiste. L'absence de ces étapes écrites constitue une défaillance grave dans la gouvernance du syndicat.

Confier systématiquement les travaux de l'immeuble à un contact d'un administrateur, ou signer des contrats de déneigement et d'entretien sans comparer les prix, mine les finances du syndicat sur le long terme.

Tout administrateur ayant un lien avec un fournisseur doit le déclarer et s'abstenir de voter sur l'octroi du contrat. L'absence d'appel d'offres garantit presque toujours que le syndicat paie trop cher pour ses services. La bonne pratique exige un minimum de trois soumissions pour les contrats significatifs. De plus, signer un contrat à long terme, au-delà de trois ans, sans consulter l'assemblée des copropriétaires peut outrepasser les pouvoirs du CA et engager le syndicat dans des ententes difficiles à résilier.

Il n'y a pas lieu de paniquer, mais il est impératif d'agir. La gouvernance d'une copropriété peut être redressée rapidement avec de la volonté et les bons outils.

La première étape est simplement de nommer le problème lors de votre prochaine réunion du CA. Ensuite, organisez vos documents : mettez en place des modèles de procès-verbaux standards et commencez à consigner chaque décision à partir d'aujourd'hui. Si votre fonds de prévoyance n'a jamais fait l'objet d'une étude professionnelle, c'est un investissement prioritaire, pas une dépense optionnelle. Et si la gestion bénévole a atteint ses limites, faire appel à des experts pour restructurer vos processus vous fera gagner du temps et vous protégera légalement.

Notre diagnostic de gouvernance identifie avec précision les lacunes de votre syndicat et vous propose un plan d'action concret. Consultez aussi nos autres articles sur la gouvernance de copropriété au Québec pour approfondir vos connaissances.